Comment bien préparer une demande d'acte au service d'entraide.

Tous les registres BMS du Gers sont disponibles sur notre site, donc tout adhérent est en mesure de trouver par lui-même la source d'un acte d'état civil avant 1792, il lui suffit de souscrire l'option VISAGe et de consacrer un peu de temps à sa recherche.

Il en est tout autrement pour les actes après 1792 car, les registres n'ayant pas été numérisés par les Archives Départementales, il n'y a pas d'autre solution qu'un déplacement dans les mairies ou aux AD32 pour consulter les originaux. La grande majorité des adhérents du G.G.G. habitant hors du Gers, un service d'entraide a été mis en place dès les origines de l'association et M. Jean-Claude BRETTES, très disponible, a été en mesure de l'assurer pendant de longues années par courrier classique. Depuis la modernisation de notre site, ce service a évolué et fonctionne désormais grâce à des échanges par Internet. De très nombreuses demandes lui sont soumises et elles comportent systématiquement le souhait d'obtenir une copie des actes. Pour les satisfaire toutes, un partage des tâches a été mis en place : le demandeur doit fournir tous les éléments qui permettront au bénévole de trouver rapidement l'acte demandé, chose réalisable à distance en utilisant les moyens que le G.G.G. met à la disposition de tous. C'est ainsi que le formulaire de demande d'acte prévoit de renseigner impérativement :

  1. le lieu exact,
  2. la date exacte,
  3. la cote du registre.

En l'absence de la première information, la demande sera purement et simplement rejetée car elle demanderait beaucoup de temps pour être satisfaite au détriment de toutes les autres.

Obtenir les deux informations suivantes est à la portée de tout adhérent du G.G.G. En effet, nous allons le montrer sur un exemple concret permettant de se fixer les idées : nous partons donc à la recherche de l'acte de mariage de Léon DINGUIDARD et Marie Caroline DARTAGNAN, en sachant qu'ils ont eu un enfant né à TILLAC en 1873. Dans un premier temps, nous supposerons que leur mariage a été célébré à TILLAC et nous trouverons la date exacte et la cote du registre aux AD. Nous verrons ensuite comment faire si le lieu est incertain.

1°) Le lieu est déjà bien identifié

On peut avoir une idée précise du lieu de l'acte recherché grâce aux listes des recensements que les AD32 ont mis en ligne. En effet, pour certaines années, le lieu de naissance est indiqué (mais les informations sont parfois douteuses !), on peut aussi suivre l'évolution d'une famille et en déduire son origine avec une quasi certitude.

a) Pour trouver la date de l'acte, le recours aux tables décennales est nécessaire. Celles-ci se trouvent sur une trentaine de microfilms de plus de 1000 vues chacunes, heureusement le G.G.G. a indexé ces tables, on va pouvoir trouver rapidement les bons clichés. Pour cela, on clique sur le lien "Téléchargements" puis sur la "Liste de toutes les tables décennales du Gers" qui est proposée en deux versions équivalentes, l'une pour les fidèles de Microsoft, l'autre pour les adeptes du logiciel libre et gratuit (c'est elle qui est choisie pour les images de ce didacticiel) :

Figure 1 : choix de la liste des tables décennales.

La liste des tables décennales étant ouverte, on commence par sélectionner la colonne "Commune actuelle", puis on lance la recherche de "TILLAC" dans la sélection :

Figure 2 : recherche de TILLAC

Après avoir lancé la recherche de TILLAC, on trouve la liste de toutes les tables décennales de cette commune, et dans la ligne "Période : 1863-1872", colonnes H, I, J "Registre, Cliché, Fichier JPG" des mariages, on trouve trois paramètres dont seuls les deux premiers nous serviront (le troisième indique la 939ème vue du microfilm n° 26) : la cote du registre et le numéro du cliché dans lequel on trouvera le début de la table des mariages de TILLAC pour la période choisie.

Figure 3 : résultat de la recherche.

On ouvre maintenant une séance de consultation de registres sur VISAGe. Successivement,

  1. on clique sur "Liste des registres" ;
  2. dans la zone "Rechercher", on saisit la partie importante de la cote du registre, soit 735-19 ;
  3. on clique ensuite sur la petite loupe pour lancer la recherche ;
  4. on clique dans la seule ligne, résultat de la recherche, afin de la sélectionner ;
  5. on clique enfin sur l'outil "Voir".

Figure 4 : choix du registre dans VISAGe

La première vue du registre 5E735-19 étant alors ouverte, nous allons chercher à afficher la 104ème. Pour ce faire rapidement :

  1. on clique dans la zone "Aller à..." se trouvant au milieu des outils de navigation ;
  2. dans la petite fenêtre qui vient de s'ouvrir, zone "N°", on saisit le numéro souhaité, soit 104 (attention, pour que la saisie soit possible il faut que le curseur de la souris se trouve au-dessus de la petite fenêtre) ;
  3. et on clique sur le bouton "Aller".

Figure 5 : choix de la page du registre

La page 104 du registre 5E735-19 est désormais ouverte, on constate bien qu'une table des mariages y figure, mais celui que nous cherchons ne s'y trouve pas.

Figure 6 : ouverture de la page 104 du registre

On passe à la vue suivante.

Figure 7 : l'acte est repéré

On peut alors relever la date de ce mariage : 24 Décembre (Xbre) 1871.

Dans certains cas il est impossible de déterminer l'année car les derniers chiffres de la date sont écrits dans la pliure du registre. On essayera de deviner cette année, mais on n'oubliera pas de mentionner dans la demande d'acte l'imprécision de cette date afin que le service d'entraide prenne les dispositions nécessaires pour y suppléer.

b) Pour trouver la cote du registre, on quitte VISAGe et on revient au site public.

Comme précédemment, on clique sur le lien "Téléchargements", puis sur "liste des registres d'état-civil conservés aux AD du Gers".

Figure 8 : recherche de la liste de tous les registres d'état civil

Cette commande provoque l'ouverture d'un fichier PDF intitulé "Registres paroissiaux & Etat civil" comportant plus de 800 pages. Il faudrait éviter de les tourner inutilement, donc trouver un moyen de se rendre directement à celles de TILLAC. Pour cela on lance une recherche en saisissant au clavier "Ctrl"+ "F" (sans lâcher la touche "Ctrl" on appuie sur le "F"). Dans la petite zone de recherche qui s'ouvre alors

  1. on saisit le nom de la commune, soit TILLAC
  2. on clique sur la flèche descendante pour trouver la première occurence de ce nom dans le document.

Figure 9 : chercher la liste des registres de la commune (avec Firefox)

L'examen de la page ne donnant pas le résultat escompté, un second clic sur la flèche descendante donne l'occurence suivante, on trouve alors la liste souhaitée, et la cote du registre des mariages de TILLAC pour la période 1863-1882 : 5E18164.

Figure 10 : liste des registres d'état civil

En possession de cette dernière information, il ne reste plus qu'à compléter avec soin le formulaire de demande d'acte et d'attendre quelques jours la réponse du service d'entraide.

2°) Le lieu de l'acte est incertain

Lorsque l'on ignore le lieu exact de l'acte, on en dispose tout de même d'une idée approximative. Il faut alors préciser quelles sont les communes susceptibles d'être concernées et le recours à Géoportail ou à tout autre site de cartographie est conseillé.

Figure 11 : la zone de recherche avec Géoportail

Patiemment et systématiquement, on met en oeuvre la procédure décrite au 1°) a) pour la commune soupçonnée, puis pour les autres en commençant par les plus proches et en augmentant petit à petit la distance. Cela peut prendre du temps avec l'accroissement du rayon de la zone de recherche mais, sauf exception, on peut espérer aboutir.

Une variante de la méthode précédente consiste à rechercher en une seule fois les cotes des tables décennales de toutes les communes du canton. Si l'on ne connait pas le nom du canton dont dépend la commune soupçonnée, il suffit d'ouvrir la page "Le Gers en Gascogne" et de cliquer sur le lien des 463 communes et 31 cantons. Si on l'ignorait, on découvre alors que TILLAC est une commune du canton de MARCIAC.

Figure 12 : la liste des communes et de leurs cantons

Pour trouver les coordonnées des tables décennales du canton de MARCIAC, on clique sur "Téléchargements" et on cherche dans la liste des fichiers d'index celui qui nous intéresse.

Figure 13 : recherche des tables décennales du canton

Un clic sur le bon lien ouvre un document PDF de quelques pages contenant les références des tables décennales de toutes les communes du canton, classées par ordre alphabétique et par type d'actes. On relève la cote du registre et le numéro du cliché pour chacune des communes, et on poursuit la recherche avec VISAGe comme décrit précédemment. Sauf exception, la cote du registre est la même pour toutes les communes et il n'y a que le numéro du cliché qui varie, cela permettra d'accélérer la lecture des tables et justifie la méthode "par canton".

Figure 14 : début des tables des mariages du canton

Si cette recherche n'a pas permis d'aboutir, il faut se résigner à élargir la zone d'investigation aux cantons voisins (et un coup d'oeil sur la carte des cantons que l'on trouve sur "Le Gers en Gascogne" nous renseigne à ce sujet) ou même, au pire, aux départements voisins pour lesquels vous ne trouverez hélas pas de ressources sur notre site !