Accès aux bases de données

Deux types de bases de données sont accessibles depuis cette page :

 

P.N.D.S.

Les registres paroissiaux conservés aux Archives Départementales du GERS ont été microfilmés par le G.G.G. et ont fait l'objet de plusieurs campagnes de numérisations et de dépouillements systématiques portant sur plus de 260 communes (pour les dépouillements anciens, seuls les mariages ont été relevés). Au tout début, avant le microfilmage, ces dépouillements se faisaient majoritairement dans les mairies, et ne se sont pas limités aux seuls registres paroissiaux. Les résultats des travaux effectués dans ce cadre (environ 576 000 actes au 31/12/2013) sont présentés sous la forme d'un CD-ROM dont chaque visiteur de ce site peut consulter en ligne une version allégée en cliquant sur ce lien. Si vous désirez savoir quelles sont les paroisses ou communes concernées, vous pouvez consulter cette page.

A noter que certains actes cités dans le P.N.D.S. ne peuvent pas être retrouvés dans les documents conservés aux AD32 ! C'est le cas lorsqu'ils ont été dépouillés dans les registres conservés dans une mairie et non déposés aux Archives Départementales... et le nombre de ces registres est important !

Nos techniques de dépouillement vont gagner en rapidité avec la modernisation de notre site, par suite la formule du CD-ROM est appelée à laisser progressivement la place à la nouvelle solution 100% web qui suit :

 

VISAGe

Visualiser les registres paroissiaux et d'état civil des Archives Départementales ou des Mairies qui ont été numérisés par nos soins, Indexer une photo de registre et l'associer à un relevé, Saisir un Acte Généalogique et l'associer à un cliché numérique, sont des opérations qui peuvent désormais se faire entièrement en ligne. Pour accéder à notre toute nouvelle application web (réservée aux membres du G.G.G. à jour de leur cotisation et ayant souscrit l'option VISAGe) associée à ce site, la porte d'entrée est ici. La simple consultation de la base peut se faire sur la page d'accueil de ce site, rubrique "Rechercher un acte". Si vous désirez savoir quels sont les registres qui ont été dépouillés et indexés, vous pouvez consulter cette page.

Voici un exemple des documents qui peuvent correspondre à la recherche d'un mariage dans cette base (l'exemple est celui du mariage de Bernard LASSERRE et de Jeanne SARRAN, photographié dans le registre conservé à la mairie de VIELLA) :

Lorsque vous ferez une recherche, vous commencerez par "filtrer" la base des actes qui ont été dépouillés, et pour cela vous préciserez plusieurs champs comme le patronyme, le lieu, l'intervalle de dates, etc., vous obtiendrez alors une liste de résumés d'actes correspondant à votre demande. Après avoir sélectionné un de ces résumés, si vous cliquez sur "Voir" vous aurez l'affichage de la page du registre contenant l'acte original... à condition que la saisie qui en a été faite mentionne la référence correspondante ! Comme la quasi totalité des saisies réalisées depuis plus de dix ans ne précisait pas de référence au sein du registre, vous devrez, comme autrefois aux Archives Départementales, "tourner les pages" du registre virtuel dont la cote est indiquée dans le résumé jusqu'à ce que vous arriviez à l'acte cherché. Pour cette navigation dans les registres, vous pouvez avancer/reculer page par page, ou bien, pour accélérer, faire des sauts de dix pages à la fois. Vous disposez évidemment des outils classiques : zoom et recentrage de la vue. Une aide détaillée, sous la forme d'un "Wiki", est associée à cette base de données.

Les bonnes volontés sont donc invitées à se manifester pour aider à associer à chaque relevé déja effectué la photo de la page du registre qui lui correspond afin de faciliter les recherches de tous.

En mettant cette base de données à la disposition de ses adhérents le G.G.G. veut leur permettre de faire plus rapidement leurs recherches, et non les faire à leur place ! D'autres sites présentent un grand nombre de généalogies toutes faites mais souvent recopiées donc ne présentant pas toujours une fiabilité à toute épreuve. Dans notre site, après avoir sélectionné quelques résumés d'actes ayant déjà été relevés par des contributeurs, le chercheur a immédiatement accès aux photos originales de ces actes, il peut donc "faire" sa généalogie sur Internet de façon sûre et confortable en gagnant un temps considérable.

Différents profils ont été créés pour l'utilisation et l'accroissement de cette base de données :

  • lecteur, c'est l'adhérent du G.G.G. qui a souscrit à l'option, valable pour l'année, lui permettant de faire toutes les recherches souhaitées ;
  • contributeur, ou dépouilleur, c'est un lecteur qui, bénévolement, souhaite participer à l'enrichissement de la base de données en faisant la saisie de tous les actes d'un registre numérisé ;
  • importateur, c'est un contributeur qui a numérisé au moins un registre d'état-civil conservé en mairie et ne figurant pas dans la collection microfilmée par le G.G.G., et qui souhaite enrichir la base des clichés ;
  • et, bien sûr, administrateur, pour assurer la gestion de l'ensemble de la base.

Pour obtenir un premier accès à cette base, veuillez contacter le trésorier.
Pour faire évoluer votre statut de "lecteur" vers celui de "contributeur", faites-en la demande auprès du webmestre.

 

Pourquoi l'accès à l'option VISAGe est-il privé et payant ?

Un certain nombre de généalogistes, adhérents du G.G.G. ou non, voudraient que, comme c'est le cas pour la plupart des Archives Départementales, la consultation des registres d'état-civil disponibles sur VISAGe soit librement accessible au grand public et gratuite. Hélas, ce souhait est irréalisable pour des raisons bien simples :

  • le microfilmage de ces registres a demandé plusieurs années de travail à une petite équipe de bénévoles du G.G.G. ;
  • la numérisation des microfilms a coûté plusieurs milliers d'Euros à l'association ;
  • l'ensemble des fichiers numériques obtenus représentent environ 330 000 clichés et plus de 300 Giga octets de données numériques ;
  • un tel volume de données ne peut pas être hébergé sur un site gratuit comme Multimania (c'était le cas de l'ancien site du G.G.G., envahi par des publicités qui le rendaient illisible) ;
  • un site personnel, d'un coût relativement modeste, ne peut pas non plus recevoir 300 Giga octets de données, et il faut louer un serveur spécifique pour cela ;
  • tous les actes contenus dans les registres mis en ligne ont vocation à être indexés, d'où la constitution d'une base de données très volumineuse qu'il est indispensable de sauvegarder quotidiennement si l'on ne veut pas prendre le risque de perdre en une seconde des milliers d'heures de travail ;
  • la sauvegarde de cette base de données doit être faite sur un second serveur, totalement indépendant du premier ;
  • la conception du site et de la base de données, la réalisation des outils de consultation de cette base et des clichés associés, la maintenance de l'ensemble et les sauvegardes quotidiennes, tout cela représente un travail important qui n'a rien à voir avec la généalogie d'amateurs et qui a dû être confié à des informaticiens professionnels...
  • et il ne faut pas oublier qu'une association comme le G.G.G. ne dispose d'aucune subvention publique alors que les Archives Départementales disposent de budgets très conséquents alloués par les Conseils Généraux aux frais de l'ensemble des contribuables.

Pour réaliser VISAGe sur ses fonds propres, le G.G.G. était donc en face de quelques questions toute simples :

  • est-il utile de mettre en ligne les registres d'état civil du Gers ?
  • faut-il prévoir des outils de consultation de ces registres ?
  • qui aura le droit de consulter les données ?
  • qui va payer les coûts de l'opération ?

Dans la mesure où les AD du Gers n'ont pas encore envisagé de permettre l'accès par Internet à leurs archives d'état civil, l'utilité de VISAGe et de ses outils ne se discutait pas.

Les microfilms réalisés dans les premières années du G.G.G. l'ont été sur du matériel prêté par les Mormons, et les documents reproduits étaient la propriété des AD du Gers. Par suite, le G.G.G. a reçu un exemplaire complet des microfilms pour consultation par ses adhérents, sans avoir le droit de publication ou de vente des données, il s'agissait donc d'un simple droit d'usage à titre interne et la même règle devait s'appliquer sur le web.

Le financement de l'opération ne pouvait être assuré que par une hausse des cotisations concernant l'ensemble des adhérents, ou par un droit spécifique aux seuls adhérents désirant profiter du service... et c'est cette option qui a été retenue.

Le montant du droit de souscription à VISAGe (actuellement 30€) est destiné à participer (et si possible, couvrir) les frais supplémentaires que le G.G.G. doit assumer chaque année pour maintenir son site (plus de 4500€), ce droit est donc annuel. Le surcoût qui est demandé lors de la première souscription contribue pour sa part à l'amortissement des dépenses réalisées une fois pour toutes, il reste exceptionnel. Enfin, l'assemblée générale d'Octobre 2013 a voté une disposition qui assure la gratuité d'accès à VISAGe aux adhérents qui ont consacré de nombreuses heures à indexer un registre et ont ainsi contribué à l'enrichissement du site... et il y a encore beaucoup de registres à indexer, ne l'oubliez pas !

Alors, sachant que la très grande majorité des adhérents du G.G.G. résident hors du Gers et ne peuvent pas se rendre aux AD à AUCH, fallait-il s'abstenir de lancer cette opération qui n'a aucun but commercial ?

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